Descripción del trabajo

Estamos buscando un Asistente Administrativo responsable - bilingüe en español con habilidades excepcionales de servicio al cliente para realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina. Los deberes del asistente administrativo incluyen brindar apoyo a nuestros gerentes y empleados, ayudar en las necesidades diarias de la oficina y administrar las actividades administrativas generales de nuestra empresa. Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen la organización de viajes y reuniones, la preparación de informes y el mantenimiento de sistemas de archivo adecuados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si tiene experiencia previa como secretaria o asistente administrativa ejecutiva y está familiarizado con nuestra industria, nos gustaría conocerlo. En última instancia, un asistente administrativo exitoso debe garantizar el funcionamiento diario eficiente y fluido de nuestra oficina.

Responsabilidades

• Contestar y dirigir llamadas telefónicas
• Organizar y programar citas
• Planificar reuniones y tomar actas detalladas
• Escribir y distribuir correos electrónicos, memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios
• Asistir en la preparación de informes programados regularmente.
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
• Actualizar y mantener las políticas y procedimientos de la oficina.
• Solicite suministros de oficina e investigue nuevas ofertas y proveedores
• Mantener listas de contactos
• Presentar y conciliar informes de gastos
• Proporcionar apoyo general a los visitantes.
• Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
• Servir de enlace con los asistentes ejecutivos y administrativos sénior para manejar las solicitudes y consultas de los altos directivos

Habilidades

• Experiencia comprobada como asistente administrativo o asistente administrativo de oficina, experiencia administrativa
• Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de la oficina.
• Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
• Competencia en MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar el trabajo.
• Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de realizar múltiples tareas
• Título de instituto; calificación adicional como asistente administrativo o secretaria será una ventaja
• Habilidades excepcionales de servicio al cliente
• Disponibilidad para trabajar de lunes a viernes de 9 a. m. a 5 p. m.
• Se requiere hablar español

Job description

We are looking for a responsible Administrative Assistant - bilingual in Spanish with exceptional customer service skills to perform a variety of administrative and clerical tasks. Duties of the Administrative Assistant include providing support to our managers and employees, assisting in daily office needs and managing our company’s general administrative activities. Administrative Assistant responsibilities include making travel and meeting arrangements, preparing reports and maintaining appropriate filing systems. The ideal candidate should have excellent oral and written communication skills and be able to organize their work using tools, like MS Excel and office equipment. If you have previous experience as a Secretary or Executive administrative assistant and familiarity within our industry, we’d like to meet you. Ultimately, a successful Admin Assistant should ensure the efficient and smooth day-to-day operation of our office.

Responsibilities

• Answer and direct phone calls
• Organize and schedule appointments
• Plan meetings and take detailed minutes
• Write and distribute email, correspondence memos, letters, faxes and forms
• Assist in the preparation of regularly scheduled reports
• Develop and maintain a filing system
• Update and maintain office policies and procedures
• Order office supplies and research new deals and suppliers
• Maintain contact lists
• Submit and reconcile expense reports
• Provide general support to visitors
• Act as the point of contact for internal and external clients
• Liaise with executive and senior administrative assistants to handle requests and queries from senior managers

Skills

• Proven experience as an administrative assistant or office admin assistant, clerical experience
• Knowledge of office management systems and procedures
• Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines
• Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)
• Excellent time management skills and the ability to prioritize work
• Attention to detail and problem solving skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Strong organizational skills with the ability to multi-task
• High School degree; additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus
• Exceptional Customer Service skills
• Able to work Monday - Friday 9am to 5pm
• Spanish speaking required