Job description

Jij krijgt er als office manager energie van om de HR-afdeling te ontzorgen op administratief gebied en touwtjes uit handen te nemen. Het is druk, heel druk. Daarom hebben wij jouw administratieve ondersteuning hard nodig, zodat wij ons kunnen richten op taken waar wij nu niet aan toekomen. Jij bent de office manager die het leuk vindt om (meer) te leren over HR. Dit klinkt toch als muziek in je oren!? Jij bent dé administratieve duizendpoot die wij nodig hebben. Ben jij onze nieuwe collega?

Het is maandag. Vandaag werkt de HR afdeling veelal vanuit huis. Het is aan jou waar jij vandaag werkt. Werk je op kantoor, op een post of thuis?
Je start met de mailbox (dit doe je dagelijks) en handelt de e-mails waar mogelijk zelfstandig af. Je beantwoordt de HR telefoon en zet telefoontjes door naar de juiste persoon. In ons personeelssysteem zetten medewerkers diverse documenten klaar welke aan hun digitale personeelsdossier toegevoegd moeten worden. Jij controleert deze documenten en accordeert of weigert deze taken met kennisgeving.
De leidinggevenden geven via dit systeem door of contracten verlengd mogen worden. Jij verzorgt de verlengingen, maakt de opzegbrieven en verwerkt de mutaties in onze systemen.
Dinsdag zit de hele HR afdeling samen op kantoor. Wij starten met een HR overleg waarin wij van elkaar willen weten hoe het met iedereen gaat en waar iedereen mee bezig is. Zo blijf ook jij op de hoogte van alles wat er speelt en kun je meedenken met vraagstukken.
Hierna ga je verder met de contractverlengingen en je legt deze ter controle voor bij Adilsa, onze HR functionaris. Je zorgt dat de Raad van Bestuur de contracten tekent en dat de contracten verzonden worden. Dan is het alweer lunchtijd. Lunchen doen wij gezellig met z’n allen.
’s Middags help je Nataly, onze scholingscoördinator, met het bevestigen van de scholingen naar medewerkers en huisartsen, leg je scholingsruimten vast en regel je de lunches voor de scholingen.
Woensdag ga je op zoek naar input voor op onze Social Media kanalen om meer bereik te krijgen en zo meer zichtbaar te worden bij potentiële kandidaten.
Wij zijn bezig om diverse HR documenten te herschrijven. Dit verzorg jij na de input van Nienke, de HR Adviseur.
Van Nataly en Nienke heb je doorgekregen dat er enkele nieuwe medewerkers starten. Je zorgt dat ze ingevoerd worden, dat de contracten worden opgesteld en dat de ICT-afdeling de accounts aanmaakt. Je verstuurt hen E-learnings welke zij op korte termijn moeten afronden.
Donderdag zijn we weer samen op kantoor. Je merkt op dat de agenda van de Brenda, je HR Manager, wel erg vol zit. Jij zorgt dat ze voldoende verwerktijd in haar agenda heeft staan en je behoedt haar voor een te volle agenda.
Je krijgt de post van Jane, de secretaresse van de Raad van Bestuur. De binnengekomen contracten scan je in en upload je in het personeelsdossier.
’s Middags is het maandelijkse HR overleg. Jij hebt agendapunten opgehaald, de agenda vastgesteld en je maakt notulen van het overleg.
Het is alweer vrijdag. Vandaag controleer je van de afgelopen maand wie de E-learnings nog niet heeft afgerond en je informeert de Teamleiders van de posten. Nienke heeft ’s middags een sollicitatiegesprek: je zorgt dat de CV is uitgeprint ter voorbereiding en je ontvangt de sollicitant.
Op vrijdag is Jane vrij. Jij neemt vandaag de algemene telefoonlijn op en beantwoordt de telefonische vragen.
Naast bovengenoemde taken ondersteun je bij diverse HR projecten. Denk aan het verbeteren van ons sociale intranet en het meedenken op zoek naar acties om potentiële medewerkers te bereiken. Je onderhoudt de afdelingspagina op intranet. Tijdens afwezigheid van één van je HR collega’s neem je taken van hen over. Als office manager ben je écht onderdeel van het HR team.

Wie zijn wij?
Huisartsenposten Rijnmond bestaat vóór en dóór huisartsen. In 1998 opgericht door huisartsen in de regio Rijnmond om ervoor te zorgen dat patiënten 24/7 terecht kunnen bij de huisarts voor spoedeisende zorg. Inmiddels zijn wij gegroeid tot een organisatie waar meer dan 1000 huisartsen werken en meer dan 300 medewerkers bestaande uit basisartsen, verpleegkundig specialisten, triagisten, baliemedewerkers en mobiele ondersteuners huisartsen. Met z'n allen zorgen wij dat de patiënt bij spoed in de juiste handen is. Met meer dan 1 miljoen inwoners in ons verzorgingsgebied en jaarlijks ruim 260.000 consulten zijn wij één van de grootste huisartsenposten van het land.
Je standaard werklocatie is op het hoofdkantoor op Brainpark III in Rotterdam en je werkt, uitzonderingen daargelaten, op kantoortijden. Wij zijn hier flexibel in.
Met jou erbij, bestaat het HR team straks uit vijf personen.

Wie ben jij?
Jij bent beschikbaar voor 38 uur per week.
Jij hebt oog voor detail en volgt protocollen. Je gaat zelfstandig op zoek naar informatie. Met prioriteiten stellen heb je geen problemen en Office 365 heeft voor jou weinig geheimen. Je bent een ster in het behouden van overzicht en je vraagt op tijd om hulp. Het is fijn als je ervaring hebt met notuleren. Indien je deze ervaring niet hebt, dan ben je bereid om hier een cursus voor te volgen. Gezien de aard van de werkzaamheden kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
Je kennis van de Nederlandse taal is uitstekend. Het is niet van belang dat je al eerder HR taken hebt opgepakt, wel vinden wij het belangrijk dat je ervaring hebt met secretariële werkzaamheden.

Wat levert het jou op?
De baan bestaat nog niet. Dus wij gaan deze samen ontwikkelen. Wij bieden jou een uitdagende, inspirerende baan in een dynamische omgeving waar je een hoop gaat leren. Buiten dat moet je hypotheek of huur natuurlijk ook betaald worden.
Daarom bieden wij jou ook een salaris aan. Deze functie is ingeschaald in schaal 4 van de CAO Huisartsenzorg. Op basis van 38 uur betekent dit een brutoloon tussen €2.274 en €3.190 per maand. De inschaling is afhankelijk van je werkervaring.
Wij hebben goede secundaire arbeidsvoorwaarden. In december ontvang je een eindejaarsuitkering van 8,33%, een volledig maandsalaris. Je bouwt bij ons pensioen op met uitstekende voorwaarden om je in je oude dag te voorzien. Verder ontvang je een kleine bijdrage op je zorgverzekering.

Procedure
De vacature is zowel intern als extern uitgezet. Bij gebleken geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang op de externe kandidaat. De procedure bestaat uit 2 gesprekken. De startdatum is in overleg.

Soort dienstverband: Fulltime

Salaris: €2.274,00 - €3.190,00 per maand

jjbodyshop.com is the go-to platform for job seekers looking for the best job postings from around the web. With a focus on quality, the platform guarantees that all job postings are from reliable sources and are up-to-date. It also offers a variety of tools to help users find the perfect job for them, such as searching by location and filtering by industry. Furthermore, jjbodyshop.com provides helpful resources like resume tips and career advice to give job seekers an edge in their search. With its commitment to quality and user-friendliness, jjbodyshop.com is the ideal place to find your next job.