El/la incumbente será responsable de realizar trabajo general de supervisión y asistir al Director Clínico en trabajos relacionados a la administración de la clínica asignada y supervisión del personal ubicado en ésta. Trabajará para alcanzar las metas, objetivos y métricas trazadas para la clínica en particular y la corporación.

Responsabilidades primarias

• Mantendra la clínica en cumplimiento con los requerimientos de las Agencias Gubernamentales y de Agencias Reguladoras en control de Licencias de Bomberos, Salud Ambiental, Junta de Calidad Ambiental etc.
• Realizará anualmente los simulacros que son requerimiento por el personal de bomberos y agencias reguladoras.
• Será responsable del adiestramiento de los empleados bajo su supervisión y verificará el cumplimiento de las tareas asignadas a los mismos.
• Velara por que el personal a supervisar cumpla con todas las recomendaciones establecidas en la Ley HIPAA, Exposición Ocupacional, Comunicación de Riesgos.
• Será responsable de la certificación y evaluación de pacientes “seasonal” migrantes y de “Sliding Fee”, que así lo requieran y mantendrá dicho expedientes en confidencialidad y disponibilidad a cualquier auditor que así lo requiera.
• Será responsable del suplido de materiales de seguridad y de servicio a los empleados bajo su supervisión para la realización de sus funciones.
• Estimulará y procurará entre el personal a supervisar un servicio de calidad y de respeto hacia los pacientes, visitantes y empleados.
• Será responsable de la certificación de actas de cobros y hará evaluaciones regulares sobre el cumplimiento de las reglas a seguir en los mismos.
• Someterá los informes que le sean asignados o requeridos de parte de la administración o control de cumplimiento.
• Evaluará la utilización y seguridad de los vehículos asignados a su Clínica.
• Realizará reuniones con el personal que supervisa dependiendo de las necesidades de los mismos, redactará minuta y tomará asistencia de las mismas, las cuales deberán ser enviadas a la sub-directora Corporativa.
• Mantendrá comunicación directa con su supervisor inmediato.
• Mantendrá y protegerá los protocolos, manuales y documentos disponibles a los empleados de cada clínica siguiendo las normas institucionales.
• Atenderá querellas traídas por pacientes y/o empleados y las trabajará con el equipo administrativo de ser necesario.
• Mantendrá buena comunicación con los supervisores de cada departamento de la clínica y trabajará con ellos asuntos de mejoramiento de ser necesarios.
• Será responsable de asistir a los adiestramientos internos, profesionales y/o administrativos en Puerto Rico y fuera de Puerto Rico de ser necesario.
• Tendrá a cargo el planificar y presentar al Departamento de Recursos Humanos el Plan de Vacaciones del personal que supervisa anualmente.
• Será responsable de la planificación y estructuración del plan de turnos de trabajo de las personas a las cuales supervisa.
• En caso de emergencias será el enlace entre la Administración y la Clínica en la planificación de activación de grupos de trabajo y apoyo.
• Podrá delegar responsabilidades dentro de su grupo de trabajo, pero de los resultados recibidos serán su responsabilidad.
• Cumplirá con cualquier otra encomienda que se le asigne inherentes a sus funciones.
• Coordinará actividades de alcance comunitario y hará enlaces con las agencias de la comunidad, gubernamentales, y suplidores de ser necesario, para promoción institucional.
• Mantendrá comunicación con el Departamento de Recursos Humanos, de tener cualquier situación con empleados en todo momento.
• Velará porque cada departamento a supervisar cumpla con las estipulaciones de servicios detalladas en sus descripciones de deberes.
• Será responsable de adiestrar y verificar las diferentes tareas y como se trabaja con la elegibilidad y los servicios prestados al paciente.
• Mantendrá y monitoreará los encuentros del personal asignado.
• Mantendrá informado al Sub-Director y/o a la Directora Programática de cualquier adversidad encontrada en la Clínica.
• Mantendrá un alto grado de satisfacción y calidad del servicio brindado a la clientela.
• Mantendrá un inventario adecuado de materiales de uso rutinario clerical y de limpieza.
• Responsable de la supervisión del personal asignado.
• Se asegurará de que el personal cuente con el equipo necesario para la realización de sus funciones.
• Realizará auditorías periódicas del sistema de cobro y verificará los cuadres realizados por el personal asignado.
• Someterá informes solicitados a tiempo.
• Manejará quejas de los pacientes y las querellas del personal asignado.
• Mantendrá los vehículos oficiales asignados a su Centro en buen estado.
• Evaluará periódicamente las rutas de los vehículos para verificar y productividad y tomar acciones correctivas.
• Mantendrá todos los documentos, protocolos y records al día según lo estipulan nuestras normas.
• Será responsable de verificar, completar las asistencias del personal a su cargo.
• Puede delegar parte de sus funciones para llevar a cabo las actividades de la clínica, pero ninguna porción de los resultados puede ser delegada.
• Realizará otras tareas que le sean designadas relacionadas, cuando sea necesario.

Responsabilidades adicionales

· Mantiene confidencialidad en los asuntos relacionados a su trabajo y la información privilegiada de la empresa.

• Auto dirigido para asumir y cumplir con sus responsabilidades o asignaciones particulares.

• Demuestra discreción y habilidad para llegar a conclusiones de buen sentido común que contribuyan al cumplimiento de sus funciones.

• Estar al día con el conocimiento, conceptos, prácticas y destrezas apropiadas del área de Recursos Humanos.

• Disponibilidad para viajar dentro y fuera de Puerto Rico.
• Disposición para trabajar horas adicionales de ser necesarias.
• Disponibilidad para trabajar en cualquier clínica de la corporación, según sea necesario.
• Colabora con cualquier otro departamento para investigar, ayudar o resolver cualquier situación.
• Se asegura que su trabajo es conducido consistentes con los estándares relevantes actuales con leyes locales y federales, acreditaciones y estándares de su profesión.
• Mantiene al día sus credenciales y documentos para poder trabajar en la institución.
• Desarrolla y mantiene relaciones internas favorables con compañeros de diferentes áreas de la institución tales como facultad médica, farmacia, facturación, laboratorio entre otras.
• Se asegura que su desempeño, acciones, conducta y comunicación representa dignamente a la institución en una manera profesional a todo tiempo.
• Se asegura el cumplir con las políticas y procedimientos de Migrant Health Center y con la misión, visión y valores de la organización.
• Cuida y vela por el equipo utilizado.
• Realiza cualquier otra tarea que le sea asignada por su Supervisor inmediato.
• Se asegura de la confidencialidad hacia y para los pacientes, en adición a los asuntos relacionados a su trabajo o información privilegiada de la institución.
• Cumple con las normas de seguridad y control de infecciones. Utiliza equipo protector y guías de lavado de mano.

Competencias conductuales:

• Demostrar compromiso a los valores, políticas y procedimientos de la empresa.
• Habilidad para establecer y mantener una relación de trabajo efectiva con el personal de la clínica.
• Demostrar interés para aprender sobre sus funciones primarias y en aquellas funciones fuera de su área de responsabilidad.
• Apoya las decisiones y contribuye al logro de las metas y objetivos de la empresa.
• Demostrar compromiso personal con los estándares de calidad de la empresa y notificando cualquier situación que pueda afectar la misma en cualquier área.
• Demostrar satisfacción personal en la realización de su trabajo.
• Cumple con la asistencia y puntualidad requerida de manera que no afecte el desempeño y trabajo.
• Capacidad de evaluarse a sí mismo, puede autocorregirse y modificar deficiencias en su conducta y ejecución.
• Asertivo exponiendo sus ideas de manera clara y concisa manteniendo las buenas relaciones interpersonales.
• Habilidad para aceptar y manejar cambios con actitud positiva.
• Receptivo a las críticas constructivas y recomendaciones de sus supervisores.
• Demostrar iniciativa y creatividad para anticipar y generar ideas y métodos para resolver situaciones.
• Capacidad para mantener motivación y control aún en situaciones difíciles.
• Demostrar empeño y deseo de que su trabajo quede bien desde su comienzo.
• Capacidad para interactuar a todos los niveles y diferentes tipos de personalidad.

Competencias Operaciones:

• Mantener confidencialidad en los asuntos relacionados a su trabajo y la información privilegiada de la empresa.
• Auto dirigido para asumir y cumplir con sus responsabilidades o asignaciones particulares.
• Cumplir y procurar hacer cumplir las normas y reglamentos establecidos por la compañía.
• Tomar medidas de disciplina correctiva y progresiva de acuerdo a las normas establecidas por la compañía.
• Demostrar discreción y habilidad para llegar a conclusiones de buen sentido común que contribuyan al cumplimiento de sus funciones.
• Demostrar su compromiso y apoyo en las decisiones gerenciales y corporativas aún cuando difiera de las mismas.
• Organizado/a.
• Mantener un ambiente de confianza aún teniéndose que preparar para cualquier situación.
• Controlar costos y maximizar el uso de recursos.
• Disposición para trabajar con la población de enfoque.

Otras tareas y responsabilidades

• Asistir con vestimenta limpia proyectando una imagen profesional y de esta manera crear una buena impresión y confianza.

• Conocimiento de las leyes, reglamentos locales y federales que rigen la prestación de servicios de salud.

• Mantener un comportamiento digno de su profesión.

• Asistir a reuniones.

• Tratará a todos los compañeros de trabajo con respeto e igualdad.

• Presentar disponibilidad e iniciativa en el momento que no está ocupado(a).

• Realizará tareas clericales tales cuales, pero no limitadas a: contestar llamadas, hacer llamadas, hacer reportes, utilizar calculadoras, fotocopiadoras, fax, correo electrónico, computadoras, entre otras cosas.

• Capacidad de evaluarse a sí mismo, puede autocorregirse y modificar deficiencias en su conducta y ejecución.

• Habilidad para aceptar y manejar cambios con actitud positiva.

Funciones esenciales

• Demostrar habilidades interpersonales e influir en el manejo de pacientes difíciles.

• Demostrar un alto nivel de habilidad resolviendo un problema para servir mejor a los pacientes y el personal.

• Fuerte atención a los detalles y la precisión.

• Capacidad para utilizar las computadoras para la entrada de datos y recuperación de información.

• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.

• Conocimiento en computadoras y sus programas tales como Excel, Power Point, Word, Outlook entre otros.

• Habilidad para analizar, estudiar situaciones complejas y rendir informes y sus recomendaciones, de ser necesario.

• Habilidad para trabajar en un ambiente de rapidez.

• Habilidad para trabajar en equipo.

• Habilidad para trabajar con público (“people skills”).

• Habilidad para trabajar bajo presión y con múltiples tareas.

• Habilidad para moverse libremente (de pie, agacharse, caminar, doblarse, empujar, halar).

• Demostrar razonamiento inductivo y deductivo.

• Demostrar alto grado en conocimiento y competencia en su profesión.

• Disponibilidad de trabajar en un ambiente donde puede incluir en zonas de temperaturas altas y/o bajas.

• Disponibilidad para trabajar en un ambiente donde pudiera tener exposición a sangre y/o fluidos corporales.

• Bilingüe, preferiblemente.

• Ser analítico(a) y trabajar de forma independiente.

• Disponible a trabajar sentado(a), parado(a) y caminando.

• Ser confiable, discreto(a) y leal.

Demanda física /ambiente

• Ocasionalmente levantar objetos de 5 – 40 libras y empujar objetos de 5-35 libras.
• Sentarse, levantarse y caminar aproximadamente 80% del tiempo de trabajo.
• Doblarse y estirarse aproximadamente 20% del tiempo trabajado.
• Tiempo adicional con horarios extendidos ocasionales.
• Uso de todos sus sentidos, en especial el hablar y escuchar un 90%.
• Tendrá demandas mentales tales como solución de problemas, organizar y establecer prioridades, adaptabilidad a cambios, autocontrol, concentración de tareas, analizar, planificar y coordinar.

Requisitos de experiencia y educación

• Bachillerato en Administración de Empresas de universidad acreditada.
• 5+ años de experiencia en posición similar.
• Experiencia en supervisión de personal.
• Habilidad para realizar diferentes tareas aún cuando se le han notificado cambios a estas en un corto tiempo.
• Preferiblemente conocimiento significativo de las prácticas de su profesión dentro de un entorno de atención primaria.